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Pflichtkonfiguration für externe Links
Beschreibung
Administratoren und interne Benutzer können externe Links auf alle sichtbaren Sammlungen, Ordner und Dokumente erstellen.
Externe Benutzer können nur für Sammlungen und Dokumente, deren Eigentümer sie sind, externe Links erstellen.
Gäste können keine externen Links erstellen.
Der externe Link ist eine URL-Adresse, mit deren Hilfe Dokumente, Sammlungen und Unterordner Dritten zur Verfügung gestellt werden können.
Der Empfänger des externen Links erhält Zugriff auf den aktuellen Stand der Inhalte.
Der externe Link kann individuell konfiguriert werden. Die Änderungen werden sofort gültig. Der Link selbst (die URL-Adresse) ändert sich durch die neue Konfiguration nicht, sodass dem Empfänger kein neuer Link mitgeteilt werden muss.
Sollte der Link einmal gelöscht werden, wird er mit sofortiger Wirkung deaktiviert und kann durch Neuerstellung nicht wiederhergestellt werden.
Funktion finden
Für Sammlungen/Ordner
Sammlung/Ordner markieren (1) → Externer Link für diese Sammlung/Ordner (2)
Für Dokumente
Dokument markieren (1) → den Reiter “Externer Link” auswählen (2)
Externen Link erstellen
Den Link konfigurieren und erstellen.
Der Link ist nun erstellt. Sie können das Fenster mit Klick auf “X” (oben rechts in der Ecke) oder mit einem Klick auf “Speichern” schließen.
Hinweis: Nur im Konfigurationsmenü des externen Links auf Dokumente wird die Anzahl der Downloads angegeben.
Verwalten von externen Links
Über das Konfigurationsmenü können Sie externe Links individuell anpassen. Klicken Sie auf “Speichern” um die Änderungen zu übernehmen.
Löschen von externen Links
Pflichtkonfiguration für externe Links
Mit dieser Funktion können Administratoren erzwingen, dass ein Passwort und/oder ein Gültigkeitsdatum beim Erstellen eines externen Links vergeben werden muss.
Hinweis: Die Vorgaben betreffen alle externen Links die ab dem Zeitpunkt der Konfiguration erstellt werden. Bereits bestehende externe Links bleiben gültig bis sie geändert werden, dann müssen sie ebenfalls den konfigurierten Vorgaben entsprechen.
Zudem können auch Mindestkriterien bei Passwörtern vorgegeben werden.
Diese Vorgaben gelten für alle Benutzer des Mandanten.
Die Konfiguration finden Administratoren unter:
Einstellungen (1) → Kontoeinstellungen (2) → Pflichtkonfiguration für externe Links (3)
Protokollansicht
Erstellen, ändern und löschen eines externen Links wird protokolliert.
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