Inhaltsverzeichnis
- Grundsätzliches zu Metadaten
- Metadaten hinzufügen
- Metadaten bearbeiten
- Metadaten löschen
- Nach Metadaten suchen und filtern
- Intelligente Sammlungen mit Metadaten erstellen
Grundsätzliches zu Metadaten
Dokumente können mit Metadaten versehen werden. Durch entsprechende Suchfilter kann gezielt nach diesen Dokumenten gesucht werden.
- Sie können Metadaten für einzelne oder mehrere Dateien gleichzeitig vergeben.
- Diese Funktion ist aktuell nur über den Web-Client verfügbar.
- Sie können Metadaten-Formulare konfigurieren (bestehend aus mehreren einzelnen Metadaten) und diese mit einem Klick auf Dokumente anwenden.
Metadaten hinzufügen
Markieren Sie eine Datei (1). Es öffnet sich auf der rechten Bildschirmhälfte das Vorschaubild. Über dem Vorschaubild befindet sich das Dokumentenmenü. Hier gibt es einen Reiter "Metadaten"(2).
Um für dieses Dokument Metadaten hinzuzufügen, klicken Sie auf das "+" Symbol (3)
Jedes Metadatum besteht aus drei Einheiten.
Feldname
Eine frei wählbarer Bezeichnung mit folgenden Einschränkungen:
- Feldnamen dürfen keinen Punkt, kein Gleichheitszeichen und kein Dollarzeichen enthalten.
- Es ist möglich, mehrere Felder gleichen Namens anzulegen, sofern sie verschiedene Datentypen haben.
Ist ein Feldname bei einem anderen sichtbaren Dokument bereits hinterlegt, wird er über das DropDown-Menü zur direkten Auswahl angezeigt.
Achtung! Wenn der Feldname in einem Dokument wiederholt vergeben wird, muss sich der Datentyp unterscheiden, ansonsten wird der bereits existierende Feldname durch den neuen Wert ersetzt.
Datentyp
Hier stehen zur Auswahl:
- Text
- Zahl
- Datum
Wert
Die möglichen Werte hängen stark vom Datentyp ab.
- Text: Es können auch Leerzeichen, Zahlen, Kommata und Punkte enthalten sein.
- Zahl: Es kann nur ein Komma oder ein Punkt in der Zahl vorkommen.
- Datum: Es können auch Zeitpunkte aus der Vergangenheit gewählt werden.
Ist ein Wert bei einem anderen sichtbaren Dokument bereits hinterlegt, wird er über das DropDown-Menü zur direkten Auswahl angezeigt.
Metadaten bearbeiten
Für einmal vergebene Metadaten können die Werte verändert werden.
Dafür klicken Sie einfach in das entsprechende Feld und ändern es wunschgemäß.
Möchten Sie den Feldnamen oder den Datentyp ändern, müssen Sie das vorhandene Metadatum löschen und ein neues hinzufügen.
Metadaten löschen
Um ein Metadatum zu löschen, klicken Sie einfach auf das "X" Symbol rechts neben dem entsprechenden Metadatum.
Nach Metadaten suchen und filtern
Über die Filterfunktion (1) der CenterDevice Suche können Sie unter dem Punkt "Metadaten" (2) sowohl den Feldnamen als auch den Wert hierfür auswählen. Sie können über einen weiteren Klick auf das "+" -Symbol zusätzliche Filter hinzufügen.
Wenn Sie nach dem Datentyp "Datum" filtern möchten, können Sie einen Zeitraum eingrenzen oder Sie bestimmen nur das Start- bzw. das Enddatum.
Nach dem Datentyp "Text" können Sie einfacher, direkt über die Suchleiste suchen. Tragen Sie mindestens drei aufeinanderfolgende Zeichen ein und warten Sie, drücken Sie nicht “Enter”. Ihnen werden automatisch die Kategorien “Schlagwörter” und “Metadaten” angeboten. Sie können diese per Mausklick auswählen.
Hinweis: Es kann sein, dass Ihnen die Kategorien “Schlagwörter” und “Metadaten” angezeigt werden, allerdings ohne Ergebnisse. Der Grund ist, dass nur die 1000 relevantesten Einträge angeboten werden und keines davon passt zu dem gesuchten Begriff.
Lösung: Um wirklich alle Einträge zu berücksichtigen, klicken Sie auf die Option: “Use all tags.” bzw. “Use all metadata.”
Intelligente Sammlungen mit Metadaten erstellen
Suchanfragen, in denen Sie Metadaten als Filter benutzen, können Sie auch wie gewohnt über das Bookmark Symbol in der Suchleiste als intelligente Sammlung speichern.
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