Inhaltsverzeichnis

Beschreibung

Metadaten hinzufügen

Feldname

Typ und Wert

Metadaten bearbeiten

Metadaten löschen

Nach Metadaten suchen und filtern

Intelligente Sammlungen mit Metadaten erstellen

Beschreibung

Mit Hilfe von Metadaten können Sie Dokumente näher beschreiben.

Dabei wird einem “Feldnamen” immer ein “Wert” zugeordnet. Z.B. können Sie einem Feld den Namen “Lieferant” geben und den Namen des Lieferanten als Wert zuordnen.

Wenn Sie dies kontinuierlich durchführen, können Sie sehr schnell über eine Suche alle Dokumente eines bestimmten Lieferanten anzeigen lassen (unabhängig davon, mit welchem Ort - Sammlung/Ordner - die Dokumente verknüpft sind).

Es ist möglich, mehrere markierte Dokumente gleichzeitig mit Metadaten zu versehen.

Mit Metadaten-Formularen können Sie eine Liste mehrerer Metadaten mit einem Klick abrufen. Dafür müssen Sie das Metadaten-Formular einmal konfigurieren und auf das Dokument anwenden. Mehr über diese Funktion erfahren Sie hier: Metadatenformulare

Metadaten hinzufügen

Dokument markieren (1) → Metadaten (2) →  Neues Feld (3)

Hinweis: Sie können an dieser Stelle auch Metadaten-Formulare anwenden (4)

Feldname

Eine frei wählbarer Bezeichnung mit folgenden Einschränkungen:

• Sie dürfen keinen Punkt, kein Gleichheitszeichen und kein Dollarzeichen enthalten.
• Es ist möglich, mehrere Felder gleichen Namens anzulegen, sofern sie verschiedene Datentypen besitzen.

Ist der Feldname bereits bekannt, z.B. bei einem anderen sichtbaren Dokument, können Sie ihn über das DropDown Menü direkt auswählen.

Achtung! Wenn der Feldname in einem Dokument wiederholt vergeben wird, muss sich der Datentyp unterscheiden, ansonsten wird der bereits existierende Feldname durch den neuen Wert ersetzt.

Typ und Wert

Die möglichen Werte hängen stark vom Typ ab. Handelt es sich um:

• ein Text: Es können auch Leerzeichen, Zahlen, Kommata und Punkte enthalten sein.
• eine Zahl: Es kann nur ein Komma oder ein Punkt in der Zahl vorkommen.
• ein Datum: Es können auch Zeitpunkte aus der Vergangenheit gewählt werden.

Tipp: Textwerte können direkt über die CenterDevice Suche gefunden werden. Tragen Sie eine beliebige Zeichenkombination (mind. drei zusammenhängende Zeichen) in die Suchleiste ein (1) und warten Sie. Drücken Sie NICHT Enter. Ihnen wird die Kategorie Metadaten angeboten, die Sie mit einem Klick annehmen können (2).

Metadaten bearbeiten

Werte können jederzeit geändert werden. Klicken Sie auf den entsprechenden Wert und ändern ihn. Feldnamen und Typen können nicht geändert werden. Sie müssen gelöscht und neu erstellt werden.

Metadaten löschen

Klicken Sie auf das "X"-Symbol rechts neben dem entsprechenden Metadatum.

Nach Metadaten suchen und filtern

Filterfunktion (1) → Metadaten (2) → Feldnamen und optional einen Wert auswählen.

Sie können über einen weiteren Klick auf das "+" -Symbol zusätzliche Filter hinzufügen. 

Wenn Sie nach dem Datentyp "Datum" filtern möchten, können Sie einen Zeitraum eingrenzen oder Sie bestimmen nur das Start- bzw. das Enddatum.

Intelligente Sammlungen mit Metadaten erstellen

Suchen mit Metadaten im Filter können ebenfalls über das Bookmark-Symbol in der Suchleiste als intelligente Sammlung gespeichert werden.