Anfrage zum Metadatenformular

Hinweis: Diese Funktion steht nur Benutzern des Business-Pakets zur Verfügung.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine Anfrage zum Metadatenformular?
• Anfrage zum Metadatenformular erstellen
• Anfrage zum Metadatenformular beantworten

Was ist eine Anfrage zum Metadatenformular?

Die Funktion "Metadatenformular" ist eine eigenständige Funktion in CenterDevice. Hierzu gibt es auch einen eigenen Beitrag.

Über die Anfrage-Funktion kann man auch den Typ "Metadatenformular" auswählen. 

Mit einer Anfrage zum Metadatenformular möchte der Anfragende, dass der/die Empfänger ein bestimmtes Metadatenformular auf das Dokument anwendet und die Werte entsprechend ausfüllt.

Durch Hinzufügen eines eigenen Textes kann der Anfragende den Fokus auf einen bestimmten Schwerpunkt legen. 

Die Anfrage zum Metadatenformular unterscheidet sich von den anderen Anfrage-Typen (Lesebestätigung / Genehmigung), weil sie zwingend ein Metadatenformular benötigt, welches vom Empfänger angewendet werden muss.

Außerdem kann sich ein Benutzer diese Anfrage selbst zuweisen, sodass ggf. andere Empfänger sehen, dass sich diese Anfrage bereits in Bearbeitung befindet.

Wie bei einer Anfrage üblich, ist sowohl die Erstellung als auch die Beantwortung dieser Anfrage für die beteiligten Benutzer sichtbar und optional für alle Benutzer, die Zugriff auf das entsprechende Dokument haben.

Anfrage zum Metadatenformular erstellen

1. Ein Dokument markieren (Linksklick) -> oberhalb der Vorschau den Funktionsreiter "Anfrage" auswählen -> "Neue Anfrage erstellen"

Alternativ: Rechtsklick auf ein Dokument -> "Anfrage erstellen..."

2. Ausfüllen des Formulars:

• (1) Bestimmen wer Empfänger der Anfrage zum Metadatenformular sein soll. Entweder ein oder mehrere einzelne Benutzer oder eine ganze Gruppe.
• (2) Wählen des Anfrage-Typs. In diesem Fall das "Metadatenformular".
• (3) Wählen Sie das konkrete Metadatenformular aus. 
• (4) Optionale Auswahl eines Endevents. Was soll mit dem Dokument passieren, wenn die Anfrage bestätigt wurde? Folgende Möglichkeiten gibt es:
  • Schlagwörter hinzufügen
  • Schlagwörter entfernen
  • Zu Ablageort hinzufügen
  • In Ablageort verschieben (diese Möglichkeit gilt nur, wenn die Anfrage über eine Regel erstellt wurde).
• (5) Wählen, ob der/die Empfänger das Dokument zum Zeitpunkt der Anfragestellung bereits sehen müssen, oder ob im Zuge der Anfragestellung die Freigabe erteilt werden soll.
• (6) Wählen, ob nur Teilnehmer dieser Anfrage (der Anfragende und der/die Empfänger) oder alle Benutzer, die Zugriff auf das Dokument haben, diese Anfrage sehen können.
• (7) Tragen Sie optional eine eigne Nachricht ein. 
• (8) Bestätigen und erstellen Sie die Anfrage mit einem Klick auf "OK".

Anfrage zum Metadatenformular beantworten

(1) Öffnen Sie die "Zu erledigen" Übersicht. 

(2) Markieren Sie das Dokument.

(3) Wählen Sie den Reiter "Anfrage".

(4) Wählen Sie "Mir zuweisen", um die Bearbeitung der Anfrage einzuleiten.

Sie können nun die Werte für die verschiedenen Metadaten eintragen und nach Beendigung, durch einen Klick auf "Fertigstellen" die Anfrage bestätigen.

Durch einen Klick auf "Zur Anfrage" können Sie zu der Anfrageansicht zurückkehren.