Anfragen und Workflows in CenterDevice

Inhaltsverzeichnis

• Was sind Anfragen?
• Wo finde ich Anfragen?
• Mit Anfragen Workflows generieren
• Endevent-Funktion
• Regeln
• Übersicht über bestehende Anfragen
• Protokollierung und Sichtbarkeit von Anfragen

Was sind Anfragen?

Mit Hilfe von Anfragen können bestimmte Arbeitsabläufe (Workflows) abgebildet werden. Der Anfragende kann einen Auftrag an einen oder mehrere Empfänger senden. Dabei verläuft sowohl die Auftragserstellung als auch die Auftragserfüllung transparent und nachvollziehbar. 

Aktuell stellen wir drei verschiedene Anfrage-Typen zur Verfügung:

• Lesebestätigung
• Genehmigung
• Metadatenformular

Für jeden Typ gibt es zahlreiche praktische Anwendungsbeispiele.

Wo finde ich Anfragen?

Es gibt zwei Möglichkeiten:

1. Ein Dokument markieren (Linksklick) -> oberhalb der Vorschau den Funktionsreiter "Anfrage" selektieren -> "Neue Anfrage erstellen"

2. Rechtsklick auf ein Dokument -> "Anfrage erstellen..."

Mit Anfragen Workflows generieren

Eine Anfrage ist bereits ein einfacher Workflow, der vom Anfragenden in Auftrag gegeben und von einem oder mehreren Empfänger erfüllt wird. 

Mit Hilfe der Funktionen Endevent-Funktion und Regeln können Sie auch komplexe Workflows erstellen.

Endevent-Funktion

Sobald eine Anfrage beantwortet wurde, soll automatisch eine Aktion ausgeführt werden. Die Beantwortung der Anfrage dient somit als Auslöser für eine weitere Funktion. Folgende Aktionen stehen zur Auswahl:

Regeln

Sobald ein Dokument in eine bestimmte Sammlung / Unterordner gelangt, wird automatisch eine Aktion ausgeführt, z.B. das Starten einer Anfrage. 

Für die Praxis bedeutet das

Sie können nun einen beliebig-stufigen-Workflow kreieren, der durch die Beantwortung einer Anfrage automatisch die nächste Anfrage auslöst.

1. Schritt:
   Sie statten eine Sammlung / Unterordner mit einer Anfrage-Regel aus und konfigurieren diese so, dass mit Beantwortung der Anfrage, das Dokument in die nächste Sammlung / Unterordner verschoben wird.
2. Auf der nächsten Sammlung / Unterordner liegt die nächste Anfrage–Regel, die automatisch ausgelöst wird, sobald ein Dokument in die Sammlung / Unterordner gelegt wird ...

Dieses Prinzip können Sie solange fortführen, bis der Workflow komplett abgedeckt ist und das Dokument z.B. in ein Archiv verschoben wird.

Übersicht über bestehende Anfragen

Es wird unterschieden in:

1. Meine Anfragen: Das sind Anfragen, die Sie selbst erstellt haben und
2. Zu erledigen: Das sind Anfragen, die Sie beantworten können.

Eine Übersicht aller bestehenden Anfragen finden Sie im Dropdown-Menü links unterhalb Ihres Firmenlogos. Dort werden alle noch offenen Anfragen in der jeweiligen Kategorie mit einem orangenen Symbol gekennzeichnet. 

Mit Klick auf die jeweilige Kategorie, gelangen Sie zu einer tabellarischen Übersicht. Hier haben Sie die Möglichkeit durch verschiedene Filter, spezifisch nach bestimmten Anfragen zu selektieren.

Protokollierung und Sichtbarkeit von Anfragen

Eine Anfrage ist über den Reiter "Anfrage" direkt für alle beteiligten Benutzer ersichtlich (siehe auch Abschnitt "Wo finde ich Anfragen" -> 1. Möglichkeit) .

Sollte die Anfrage mit der Einstellung konfiguriert sein:

• Sichtbarkeit: Die Anfrage ist sichtbar für alle, die Zugriff auf das Dokument haben

können alle Benutzer, die das Dokument sehen, auch die Anfrage sehen.

Anfragen werden generell auch protokolliert und sind in der Protokollansicht des Dokuments mindestens für die beteiligten Benutzer ersichtlich (und wie beschrieben ggf. auch für alle Benutzer, die das Dokument sehen können, wenn die Sichtbarkeit der Anfrage entsprechend konfiguriert wurde).