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Kontrolle: Rechnungseingang und Wareneingang
Beschreibung
Hinweis: Diese Funktion steht nur Benutzern des Business-Pakets zur Verfügung.
Mit Hilfe von Regeln lassen sich Vorgänge automatisch ausführen, die ansonsten manuell ausgeführt werden müssten. Daher eignen sich Regeln besonders für Vorgänge, die oft wiederholt werden.
Als Auslöser dient ein konfigurierbarer Ort (Sammlung oder Ordner). Wird ein Dokument dem Ort hinzugefügt, löst die Regel aus. Beim Erstellen der Regel kann bestimmt werden, ob ausschließlich dieser Ort als Auslöser gilt oder ob auch Unterordner die Regel auslösen sollen.
Regeln können nur von dem Benutzer gesehen, verwaltet und gelöscht werden, der sie auch erstellt hat.
Regeln erstellen
Einstellungen (1) → Regeln (2)
Eingabeort wählen (Sammlung/Ordner) (3) → gewünschte Aktion aussuchen und konfigurieren (4) → Namen für die Regel vergeben (5) → Regel erstellen (6)
Hinweis: Die Option "Unterordner mit einschließen" bewirkt, dass Regeln auch dann ausgeführt werden, wenn Dokumente in Unterordner des Eingabeortes hinzugefügt werden.
Zu beachten
- Auf einem Eingabeort (Sammlung/Ordner) können mehrere Regeln parallel aktiv sein. Es gibt keine festgelegte zeitliche Abfolge, in der sie abgearbeitet werden.
- Regeln werden nicht auf Dokumente angewendet, die sich zum Zeitpunkt der Regelerstellung im Eingabeort befinden. Dafür müssten die Dokumente aus dem Ort entfernt und neu hinzugefügt werden.
- Ist der Eingabeort für den Regelersteller nicht mehr sichtbar (gelöscht oder Freigabe entzogen) kann die Regel nicht ausgeführt werden.
- Auch das Erstellen eines gleichnamigen Ortes wird dies nicht heilen. Entscheidend ist die ID des Ortes nicht der Name. Wenn die Freigabe zum Ort wieder besteht, wird die Regel wieder ausgeführt.
Regeln verwalten
Alle existierenden Regeln werden in einer Liste aufgeführt, die nur für den Regelersteller sichtbar ist. Sie können eine Regel:
- Bearbeiten (1):
Sie gelangen in das Konfigurationsmenü der Regel und können Änderungen vornehmen.
- Deaktivieren (2):
Regel wird nicht mehr ausgeführt, kann aber jederzeit wieder aktiviert werden.
- Löschen (3):
Regel wird unwiderruflich gelöscht.
Wichtig: Regeln können ohne Ihr Wissen deaktiviert werden, z. B. wenn der Eingabeort oder der Zielort nicht mehr zur Verfügung steht.
Sollte eine Regel nicht explizit von Ihnen deaktiviert werden erhalten Sie, als Regel-Ersteller, automatisch von CenterDevice eine E-Mail in der Sie über die Deaktivierung informiert werden.
Praxis-Tipps
Kontrolle: Rechnungseingang und Wareneingang
Die Buchhaltung erhält eine Rechnung und leitet diese über eine "Anfrage" (Genehmigung) weiter an die Mitarbeiter aus der Warenannahme. Hier wird kontrolliert, ob die Lieferung der Rechnung entspricht und es erfolgt eine Rückmeldung (Bestätigung/Ablehnung). Dazu kann auch eine passende Antwort geschrieben werden und ggf. ein Screenshot vom Lieferschein mit handschriftlichen Anmerkungen als neue Version hochgeladen werden.
Diese sich wiederholende Tätigkeit muss nicht für jedes Dokument einzeln veranlasst werden, sondern ist mit Hilfe einer Regel automatisiert ausführbar, indem man das Dokument mit der entsprechenden Sammlung/Unterordner verknüpft.
Rechnungen sofort archivieren
Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden. Mit Hilfe der Regel "Zu Ablageort hinzufügen" haben Sie die Möglichkeit, ein Rechnungsdokument in eine Sammlung/Unterordner zu legen, zu der die Buchhaltung Zugriff hat und gleichzeitig das Dokument in die Sammlung/Unterordner "Archiv" zu legen, zu der die Buchhaltung keinen Zugriff hat.
Im Ergebnis liegt das Rechnungsdokument mit nur einer Aktion in zwei verschiedenen Sammlungen/Unterordnern zu denen jeweils unterschiedliche Gruppen bzw. Personen Zugriff haben.
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