Hinweis: Diese Funktion steht nur Benutzern des Business-Pakets zur Verfügung.
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Trennung nur bei bestimmten Werten
Beschreibung
Scannen Sie alle Ihre Dokumente (Rechnungen, Lieferscheine etc.) zusammen in einem Durchgang. Es entsteht eine große PDF. Mit Hilfe von Barcodes, trennen wir diese PDF an den entsprechenden Stellen und erzeugen automatisch Einzeldokumente. Die ursprünglich hochgeladene große PDF wird nach der Trennung automatisch gelöscht, sodass nur die gesplitteten Einzeldokumente existieren.
Aktuell unterstützen wir die Barcodes Typ 128, Typ 39 und QR-Codes.
Sie können ganz genau definieren, bei welchen Werten oder Mustern die Trennung stattfinden soll. So verhindern Sie, dass eine ungewollte Trennung bei eventuell bereits vorhandenen Barcodes erfolgt.
Zudem können Sie wählen ob:
- der Wert des Barcodes im Dateinamen des gesplitteten Einzeldokuments aufgenommen werden soll.
- die Seite mit dem Barcode aus dem gesplitteten Einzeldokument entfernt werden soll (nützlich wenn z.B. ein Bar- bzw. QR-Code als Trennseite verwendet wird).
Hinweis: Der Barcode-Split funktioniert nur bei PDF-Dokumenten.
Barcode-Split einrichten
Der Barcode-Split wird über eine Regel eingerichtet und kann sehr individuell gestaltet werden. Mit Hilfe einer Syntax ist es möglich, den Wert eines Barcodes sehr genau zu beschreiben. Die Syntax wird später in diesem Beitrag nochmal genauer betrachtet.
Einstellungen (1) → Regeln (2)
→ Ort auswählen (Sammlung/Ordner) auf den der Barcode-Split angewendet werden soll (3)
→ Name für die Regel vergeben (4) → Aktion auswählen “Aufteilen nach Barcode” (5)
→ Barcode-Typen auswählen die berücksichtigt werden sollen (6)
→ Optional: Muster hinterlegen bei dem getrennt werden soll (7)
→ Optional: Zusätzliche Optionen wählen (8)
→ Regel erstellen (9)
(Diese Beispiel-Einstellung eignet sich gut für Trennblätter mit dem Barcode-Wert “trennung”.)
Auswahl des Barcodes
Sie können auch mehrere Barcode-Typen auswählen. Der Split wird dann ausgeführt, wenn einer der ausgewählten Barcodes erkannt wird.
Trennung nur bei bestimmten Werten
Hinweis: Wenn Sie keine Werte hinterlegen, wird immer dann getrennt, sobald ein konfigurierter Barcode Typ erkannt wird, unabhängig seines Wertes.
Mit Hilfe einer Syntax (4) können Sie sehr genau vorgeben, bei welchen Werten eine Trennung durchgeführt werden soll (1). Es ist möglich, ganz konkrete Werte anzugeben (z.B.: Trennen nur dann, wenn der Wert “trennung” erscheint.) oder bestimmte Muster vorzugeben (z.B.: Trennen nur dann, wenn der Wert mit drei Zahlen, gefolgt von einem Bindestrich und sechs Buchstaben beginnt).
Dadurch kann man ausschließen, dass eine unerwünschte Trennung aufgrund von bereits vorhandenen Barcodes stattfindet.
Sie können auch mehrere Werte hinterlegen (2) und anschließend testen, ob die Barcode Werte aufgrund der Konfiguration wirklich erkannt werden (3).
Sie können sich die zugrunde liegende Syntax über das Fragezeichen-Symbol (4) anzeigen lassen.
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