Inhaltsverzeichnis
Einmalige Veränderungen über den Betreff
Upload von E-Mails via Drag & Drop
Beschreibung
Erstellen Sie eine E-Mail-Adresse, mit der Sie Inhalte direkt in die Cloud senden können.
Ihnen stehen zahlreiche, sehr dedizierte Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung. Entscheiden Sie genau, welche Inhalte hochgeladen und in welchem Ordner sie angezeigt werden sollen (z.B. in einem GoBD-konformen Archiv).
Da es sich technisch gesehen um eine ganz normale E-Mail-Adresse handelt, können Sie sie in Ihrem Adressbuch abspeichern und z.B. als Adressat für eine automatische Weiterleitung nutzen, oder Sie hinterlegen sie in Ihrem Scanner, um physische Dokumente direkt in die Cloud hochzuladen.
Änderungen in der Konfiguration der Upload E-Mail-Adresse haben NICHT zur Folge, dass sich die Adresse selbst ändert.
Upload E-Mail einrichten
Import (1) → Upload E-Mail (2). Hier können Sie Ihre Upload E-Mail-Adresse erstellen.
Namen vergeben
Dieser Name ist nicht die E-Mail-Adresse selbst, sondern erleichtert Ihnen die Übersicht und Auffindbarkeit Ihrer Upload-Adressen. Die eigentliche Upload E-Mail-Adresse wird von uns erstellt und kann von Ihnen nicht beeinflusst werden.
Speicherkonfiguration
Wählen Sie aus, wie wir den Inhalt der E-Mail verarbeiten sollen. Hierzu stehen Ihnen folgende Optionen zur Auswahl.
Nur Anhänge als Einzeldateien
Es werden nur die E-Mail-Anhänge als einzelne Dateien gespeichert.
Nur E-Mail-Text ohne Anhänge
Es wird nur der Text der E-Mail gespeichert. Eventuell enthaltene Anhänge werden nicht gespeichert.
Speichere nur E-Mail-Text, dazu Anhänge als Einzeldateien
Der Text und die Anhänge werden separat gespeichert und sind jeweils über die Vorschau lesbar.
Komplette E-Mail als eine Datei
E-Mail-Text und Anhänge werden in einer Datei in CenterDevice gespeichert. Dabei ist nur der Text über die Vorschau lesbar. Der Anhang wird erst zugänglich, wenn diese Datei heruntergeladen und mit einem E-Mail-Programm geöffnet wird.
Komplette E-Mail als eine Datei, dazu Anhänge als Einzeldateien
E-Mail-Text und Anhänge werden in einer Datei gespeichert und die Anhänge zusätzlich als separate Dokumente.
Speicherung von Anhängen
Wenn Sie eine Speicheroption wählen, die die Speicherung von Anhängen beinhaltet, stehen Ihnen weitere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
Alle extrahierten Anhänge speichern
Alle Anhänge der E-Mail werden gespeichert.
Nur Anhänge mit bestimmten Dateiendungen speichern → Whitelist
Nur Anhänge mit einem bestimmten Dateiformat werden gespeichert.
Alle Anhänge mit Ausnahme bestimmter Dateiendungen speichern → Blacklist
Alle Anhänge außer die mit einem bestimmten Dateiformat werden gespeichert.
Hinweis: Mit Hilfe der Black-/Whitelist können Sie den Upload unerwünschter E-Mail-Anhänge, z.B. Signaturbilder verhindern.
Ablageort auswählen
Klicken Sie auf "Auswählen" und bestimmen Sie den Zielort, eine Sammlung oder einen Ordner, in dem die Inhalte angezeigt werden sollen.
Schlagwort vergeben
Die hier konfigurierten Schlagwörter werden den Inhalten während des Uploads automatisch vergeben.
Vorgang abschließen
Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf "E-Mail-Adresse erstellen" ab.
E-Mail-Adresse verwalten
Import (1) → Upload E-Mail (2)
Mit einem Klick auf den Namen (3) öffnet sich Ihr Standard-E-Mail-Programm und erzeugt eine E-Mail an die Upload E-Mail-Adresse.
Mit Klick auf den Notizblock (4) kopieren Sie die Upload E-Mail-Adresse in die Zwischenablage.
Mit Klick auf den Stift (5) öffnen Sie das Konfigurationsmenü der Upload E-Mail-Adresse und können Änderungen vornehmen. Die E-Mail-Adresse selbst verändert sich dadurch nicht.
Mit Klick auf das “X” (6) löschen Sie die Upload E-Mail-Adresse. Sie können diese nicht wiederherstellen.
Einmalige Veränderungen über den Betreff
Wenn Sie E-Mails an eine Upload E-Mail-Adresse versenden, können Sie über den Betreff bestimmte zusätzliche Funktionen verwenden. Diese Funktionen sind nur für diese E-Mail gültig.
Hinzufügen einer Sammlung
Schreiben Sie den Namen der Sammlung in eine eckige Klammer.
z. B.: [Broschüren], um die E-Mail der Sammlung "Broschüren" hinzuzufügen.
Hinzufügen eines Ordners
Schreiben Sie den kompletten Pfad des Ordners in eine eckige Klammer. Beginnen Sie dabei mit dem Namen der Sammlung und trennen Sie die einzelnen Namen mit einem "/".
z. B.: [Broschüren/Entwürfe/Rohmaterial], um die E-Mail dem Ordner "Rohmaterial" hinzuzufügen.
Hinzufügen von Schlagwörtern
Schreiben Sie unmittelbar vor das gewünschte Schlagwort ein "#". Beim Hinzufügen von mehreren Schlagwörtern trennen Sie die Schlagwörter mit einem Leerzeichen.
z. B.: #unbearbeitet #sichten, um der E-Mail die Schlagwörter "unbearbeitet" und "sichten" hinzuzufügen.
Hinweis: Sie können die o. g. Varianten auch kombinieren. Z.B.: Ihr Betreff enthält neben dem Titel die folgenden Elemente:
[Rechnungen] [Broschüren/Entwürfe/Rohmaterial] #unbearbeitet #sichten (s. Bild)
Dies führt dazu, dass dieser E-Mail beim Speichern in CenterDevice die Sammlung "Rechnungen", der Ordner "Rohmaterial" sowie die Schlagwörter "unbearbeitet" und "sichten" zugeordnet werden.
Upload von E-Mails via Drag & Drop
Wenn Sie auf Ihrer Festplatte gespeicherte E-Mails hochladen möchten, empfehlen wir die Drag & Drop Methode mit gehaltener Shift-Taste. So werden Ihnen erweiterte Optionen angezeigt.
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