Hinweis: Diese Funktion steht nur Benutzern des Business-Modells zur Verfügung.
Inhaltsverzeichnis
Archivierung freischalten und konfigurieren
Archivierungsdatum aus Metadatenfeld verwenden
Archivierungszeitraum zum Kalenderjahr starten
Beschreibung
Die Archivierung ermöglicht die Speicherung von Dokumenten gem. den Vorgaben der GoBD (Abk. für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen).
Bitte beachten Sie, dass GoBD-konformes Arbeiten nur in Verbindung mit einer vollständigen und lückenlosen Verfahrensdokumentation möglich ist.
Es handelt sich bei der Archivierung um eine Funktion, die auf eine Sammlung angewendet wird. Sobald ein Dokument in ein Archiv gelegt wird, unterliegt es automatisch dessen Kriterien.
Auswirkungen der Archivierung
Für Sammlungen
Die Sammlung selbst kann:
- nicht gelöscht werden.
- nicht entarchiviert werden.
Für Dokumente
Ein Dokument in einer archivierten Sammlung kann:
- nicht gelöscht werden.
- nicht mit neuen Versionen versehen werden.
- aus dieser Sammlung nicht entfernt werden.
Für Ordner
Ein Ordner in einer archivierten Sammlung kann:
- nicht in eine andere Sammlung verschoben werden.
- nur gelöscht werden, wenn er leer ist.
Für die Benutzerverwaltung
Der Eigentümer einer archivierten Sammlung kann nur gelöscht werden, wenn seine Inhalte (inkl. der Archive) an einen anderen Benutzer übertragen werden.
Finden von Dokumenten
Archivierte Dokumente werden bei freien Suchen (Suche ohne Voreinstellungen) standardmäßig nicht als Ergebnisse angezeigt. Dies kann in den "Einstellungen" unter "Persönlichen Einstellungen" geändert werden.
Hinweis: Administratoren des Mandanten haben Zugriff auf erweiterte Einstellungsmöglichkeiten.
Archivierung einrichten
Archivierung freischalten und konfigurieren
Administratoren können die Archivierung für den gesamten Mandanten freischalten.
Einstellungen (1) → Kontoeinstellungen (2) → Archivierung freischalten (3)
Anschließend können Sie Benutzer konfigurieren, die die Archivierung anwenden sollen.
Hinweis: Eine archivierte Sammlung kann jedem Benutzer zugänglich gemacht werden, auch wenn er nicht konfiguriert ist. Aber nur konfigurierte Benutzer können neue Archive erstellen.
Sammlung archivieren
Hinweis: Nur Eigentümer einer Sammlung können sie archivieren.
Sammlung markieren (1) → Archivierung (2) → Konfigurieren und Speichern (3)
Archivierung konfigurieren
Es stehen zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten zur Auswahl.
Konfiguration unveränderbar machen
Nachdem das Archiv gespeichert wurde, ist die Konfiguration nicht mehr veränderbar.
Ablaufregel für die Dokumente in diesem Archiv
keine
Die Dokumente bleiben unbefristet im Archiv.
Ablaufdatum
Die Archivierung läuft an einem frei wählbaren Datum ab. Dabei ist es egal, wann das Dokument archiviert wurde.
Ablaufzeitraum
Dokumente werden für einen bestimmten Zeitraum archiviert. Ausgangspunkt ist der Archivierungsbeginn. Dieser ist standardmäßig der Zeitpunkt, in dem das Dokument ins Archiv gelegt wird. Der Ablaufzeitraum kann X-Jahre / -Monate / -Wochen oder -Tage betragen.
Hinweis: Eine Kombination aus Jahren, Monaten, Wochen und Tagen ist nicht möglich.
Wende die folgende Aktion auf abgelaufene Dokumente an
Wählen Sie eine Aktion, die nach Archivierungsablauf automatisch ausgeführt werden soll.
Archivierungsbeginn
Der Archivierungsbeginn ist standardmäßig der Zeitpunkt, zu dem das Dokument in das Archiv gelegt wird.
(In diesem Beispiel wurde das Dokument am 03.04.2025 archiviert und der Zeitraum startet zum Kalenderjahr.)
Es gibt darüber hinaus Optionen um den Archivierungsbeginn vom Standard abweichen zu lassen.
Archivierungsdatum aus Metadatenfeld verwenden
Sobald ein Dokument in ein Archiv gelegt wird, prüfen wir, ob ein bestimmtes Metadatum vorliegt. Wenn es vorliegt, wird das hinterlegte Datum als Archivierungsbeginn zugrunde gelegt. Das ist äußerst praktisch für ältere aufbewahrungspflichtige Dokumente, da hier der eigentliche Beginn der Aufbewahrungsfrist als Metadatenfeld angegeben werden kann und das Archiv berechnet von diesem Zeitpunkt aus automatisch das Ablaufdatum.
Hinweis: Auf Dokumente, die bereits im Archiv liegen, funktioniert diese Mechanik nicht, da der Prüfungsvorgang nur bei der Ablage eines Dokuments in ein Archiv ausgeführt wird.
(In diesem Beispiel wurde der 23.02.2018 als Metadatum hinterlegt und der Zeitraum startet zum Kalenderjahr.)
Archivierungszeitraum zum Kalenderjahr starten
Diese Option gibt es äquivalent auch für die Zeiträume Monat, Woche und Tag. Sie bewirkt, dass sich die Archivierungsdauer des Dokuments verlängert, da der Ablaufzeitraum erst mit Beginn des nächsten Zeitraumintervalls startet.
(In diesem Beispiel startet der Zeitraum zum 01.01. des folgenden Jahres.)
Beispiele mit "Archivierungszeitraum zum Kalender… starten”
- Ein Dokument wird am 20.09.2022 archiviert und der Ablaufzeitraum beträgt 10 Jahre.
Die Laufzeit X startet mit dem Beginn des nächsten Jahres zum 01.01.2023.
Daher endet die Archivierung am 01.01.2033.
- Ein Dokument wird am 20.09.2022 archiviert und der Ablaufzeitraum beträgt 6 Monate.
Die Laufzeit X startet mit dem Beginn des nächsten Monats zum 01.10.2022.
Daher endet die Archivierung am 01.04.2023.
- Ein Dokument wird am 20.09.2022 archiviert und der Ablaufzeitraum beträgt 3 Wochen.
Die Laufzeit X startet mit dem Beginn der nächsten Woche zum 26.09.2022 (Montag).
Daher endet die Archivierung am 17.10.2022 (Montag).
- Ein Dokument wird am 20.09.2022 archiviert und der Ablaufzeitraum beträgt 7 Tage.
Die Laufzeit X startet mit dem Beginn des nächsten Tages am 21.09.2022.
Daher endet die Archivierung am 28.09.2022.
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