Der E-Mail-Upload

Inhaltsverzeichnis

Was ist der E-Mail-Upload?

Wie richte ich eine Upload E-Mail-Adresse ein?

Wie verwende ich die Upload E-Mail-Adresse?

Wie verwalte ich meine Upload E-Mail-Adressen?

Hinzufügen weiterer Sammlungen, Ordner oder Schlagwörter über den Betreff

Upload von E-Mails via Drag & Drop

Was ist der E-Mail-Upload?

Der Upload per E-Mail ermöglicht es Ihnen, Dateianhänge und E-Mails an CenterDevice weiterzuleiten. Nutzen Sie diese Option z. B. für die Sicherung von Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten.

Mit der Funktion "Upload E-Mail" können Sie Upload E-Mail-Adressen einrichten. Mit Hilfe dieser Adressen ist es möglich, den Text einer E-Mail, den Anhang einer E-Mail oder beides gemeinsam direkt in CenterDevice hochzuladen. 

Über das umfangreiche Konfigurationsmenü können Sie Ihre Upload-Adresse Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen. Erstellen Sie für jede Situation eine spezifische Upload-Adresse. Dadurch ist Ihr Posteingang immer aufgeräumt und die Dokumente sind rechtssicher gespeichert.

Wie richte ich eine Upload E-Mail-Adresse ein?

Über den "Import" Button (s. Bild Nr. 1) gelangen Sie zur Option "Upload E-Mail" (s. Bild Nr. 2). Hier können Sie Ihre Upload E-Mail-Adresse erstellen.

1. Schritt:
Vergeben Sie für Ihre Upload E-Mail-Adresse einen aussagekräftigen Namen. Dieser Name ist nicht die E-Mail-Adresse selbst, sondern erleichtert die Übersicht und Auffindbarkeit Ihrer Upload-Adressen. Die eigentliche Upload E-Mail-Adresse wird von CenterDevice erstellt und kann von Ihnen nicht beeinflusst werden. 

2. Schritt:
Wählen Sie nun aus, wie CenterDevice den Inhalt der E-Mail verarbeiten soll. Welchen Inhalt möchten Sie speichern? Wie soll der Inhalt gespeichert werden? Hierzu stehen Ihnen folgende Optionen zur Auswahl:

• Nur Anhänge als Einzeldateien:
  Es werden nur die E-Mail-Anhänge als einzelne Dateien in CenterDevice gespeichert.
  
  
• Nur E-Mail-Text ohne Anhänge:
  Es wird nur der Text der E-Mail in CenterDevice gespeichert. Eventuell enthaltene Anhänge werden nicht gespeichert.
  
  
• Speichere nur E-Mail-Text, dazu Anhänge als Einzeldateien:
  Der Text und die Anhänge werden separat in CenterDevice gespeichert und sind jeweils über die Vorschau lesbar.
  
  
• Komplette E-Mail als eine Datei:
  E-Mail-Text und Anhänge werden in einer Datei in CenterDevice gespeichert. Dabei ist nur der Text über die Vorschau lesbar. Der Anhang wird erst zugänglich, wenn diese Datei heruntergeladen und mit einem E-Mail-Programm geöffnet wird.
  
  
• Komplette E-Mail als eine Datei, dazu Anhänge als Einzeldateien:
  E-Mail-Text und Anhänge werden in einer Datei gespeichert und die Anhänge zusätzlich als separate Dokumente.

3. Schritt:

Speicherung von Anhängen: Dateiformate ignorieren oder zulassen

Wenn Sie eine Speicheroption wählen, die die Speicherung von Anhängen beinhaltet, stehen Ihnen weitere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

• Alle extrahierten Anhänge speichern
• Nur Anhänge mit bestimmten Dateiendungen speichern -> Whitelist
• Alle Anhänge mit Ausnahme bestimmter Dateiendungen speichern -> Blacklist

4. Schritt:
Aktivieren Sie die Option "Auswählen" und bestimmen Sie den Zielort (eine Sammlung oder einen Ordner) zu dem die Dateien hinzugefügt werden sollen. Sie können hier auch einen neuen Ordner erstellen.

5. Schritt:
Hier können Sie ein oder mehrere Schlagwörter bestimmen, die für alle hochgeladenen Dateien automatisch vergeben werden. 

6. Schritt:
Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf "E-Mail-Adresse erstellen" ab.

Wie verwende ich die Upload E-Mail-Adresse?

Wichtig ist nur, dass die Upload E-Mail-Adresse als Empfänger in einer E-Mail steht. Wenn Sie die E-Mail versenden, wird sie entsprechend der in CenterDevice hinterlegten Konfiguration verarbeitet (Zielort, Schlagwörter, etc.).

Wo steht die Upload E-Mail-Adresse?

Import (1) -> Upload E-Mail (2)

Sie haben nun die Möglichkeit direkt auf den Namen der gewünschten E-Mail-Adresse zu klicken (3)

-> es wird eine neue E-Mail in Ihrem Standard-E-Mail-Programm erzeugt und als Empfänger ist die Upload E-Mail-Adresse bereits eingetragen

oder

die Upload E-Mail-Adresse in die Zwischenablage zu kopieren (4)

-> um sie von dort an eine beliebige Stelle einzufügen. 

Wie verwalte ich meine Upload E-Mail-Adressen?

Wenn Sie eine Upload E-Mail-Adresse eingerichtet haben und die Option "Upload E-Mail" wählen, gelangen Sie zu einer Übersicht Ihrer aktuell existierenden Upload-Adressen. Diese können Sie über die drei Symbole auf der rechten Seite (Notizblock, Stift, Kreuz) verwalten oder über den Button "E-Mail-Adresse erstellen" eine neue Upload-Adresse einrichten. 

• Notizblock-Symbol:
  Sie kopieren diese Upload E-Mail-Adresse in Ihre Zwischenablage wodurch sie später per "einfügen" (z. B. in der Adresszeile eines E-Mail-Programms) wieder abgerufen werden kann.
  
  
• Stift-Symbol:
  Sie gelangen in das Konfigurationsmenü dieser Upload E-Mail-Adresse und können so Änderungen in den Einstellungen vornehmen. Nach dem Bestätigen der Änderungen werden diese direkt übernommen. 
  
  
• Kreuz-Symbol:
  Sie löschen diese Upload E-Mail-Adresse.

Hinzufügen weiterer Sammlungen, Ordner oder Schlagwörter über den Betreff

Beim Versenden von E-Mails an Ihre Upload E-Mail-Adresse können Sie über den Betreff, weitere Sammlungen, Ordner oder Schlagwörter angeben, die der E-Mail beim Speichern in CenterDevice zugewiesen werden.
Dabei ist zu beachten, dass sich die über den Betreff hinzugefügten Sammlungen, Ordner oder Schlagwörter nur auf diese E-Mail auswirken. Es stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Hinzufügen einer Sammlung:
  Schreiben Sie den Namen der Sammlung in eine eckige Klammer.
  z. B.: [Broschüren], um die E-Mail der Sammlung "Broschüren" hinzuzufügen.
  
  
• Hinzufügen eines Ordners:
  Schreiben Sie den kompletten Pfad des Ordners in eine eckige Klammer. Beginnen Sie dabei mit dem Namen der Sammlung und trennen Sie die einzelnen Namen mit einem "/".
  z. B.: [Broschüren/Entwürfe/Rohmaterial], um die E-Mail dem Ordner "Rohmaterial" hinzuzufügen.
  
  
• Hinzufügen von Schlagwörtern:
  Schreiben Sie unmittelbar vor das gewünschte Schlagwort ein "#". Beim Hinzufügen von mehreren Schlagwörtern trennen Sie die Schlagwörter mit einem Leerzeichen.
  z. B.: #unbearbeitet #sichten, um der E-Mail die Schlagwörter "unbearbeitet" und "sichten" hinzuzufügen.

Sie können die o. g. Varianten auch kombinieren.
z. B.: Ihr Betreff enthält neben dem Titel die folgenden Elemente:
[Rechnungen] [Broschüren/Entwürfe/Rohmaterial] #unbearbeitet #sichten (s. Bild)
Dies führt dazu, dass dieser E-Mail beim Speichern in CenterDevice die Sammlung "Rechnungen", der Ordner "Rohmaterial" sowie die Schlagwörter "unbearbeitet" und "sichten" zugeordnet werden. 

Upload von E-Mails via Drag & Drop

Auch auf Ihrer Festplatte gespeicherte E-Mails können in CenterDevice hochgeladen werden. E-Mails im Format ".eml" und ".msg" werden von der Vorschaufunktion unterstützt und können in CenterDevice gelesen werden. Zum Hochladen der gespeicherten E-Mails empfehlen wir die Methode über Drag & Drop. Dafür gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie den Speicherort der E-Mails (z. B. über den Windows Explorer oder den Mac Finder).
  
  
• Markieren Sie die gewünschten E-Mails und ziehen diese mit gehaltener Maustaste (Linksklick) über den mittleren Bereich unserer Anwendungsoberfläche. Lassen Sie die Maustaste noch nicht los!
  
  
• Drücken Sie die Shift-Taste und lassen dann die linke Maustaste los. Es folgt eine Abfrage bei der Sie wählen können,
  • ob die E-Mail-Anhänge extrahiert und als separate Dateien gespeichert werden sollen (hierbei wird neben den Anhängen auch die Original E-Mail inkl. den Anhängen in CenterDevice gespeichert),
  • und falls ja, ob diese Anhänge aus der Original E-Mail entfernt werden sollen
    (hierbei wird neben den Anhängen auch und nur der E-Mail-Text in CenterDevice gespeichert).

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, Ihre E-Mails weiteren Sammlungen oder weiteren Ordnern hinzuzufügen bzw. Schlagwörter zu vergeben.