Auditierung einer Sammlung

Hinweis: Diese Funktion steht nur Benutzern des Enterprise-Pakets zur Verfügung.

Auditierung?

Mit Hilfe der Auditierung erhalten Sie detaillierte Informationen über Aktivitäten zu Dokumenten innerhalb einer auditierten Sammlung.

Die Auditierung ist eine optionale Zusatzfunktion in CenterDevice, sie gehört nicht zum Standard-Funktionsumfang. Die Freischaltung dieser Funktion für Ihren Mandanten erfordert eine schriftliche Mitteilung an: support@centerdevice.de

Wer kann auditieren?

Nur die Benutzer der Rollen "Administrator" und "Interner Benutzer" können Sammlungen, deren Eigentümer sie sind,  auditieren und erhalten somit Zugriff auf das Audit-Log.

Was ist das Audit-Log?

Das Audit-Log ist eine chronologisch sortierte, detaillierte Übersicht, die anzeigt, was mit Dokumenten in dieser Sammlung geschehen ist.

Folgende Aktionen werden protokolliert:

• Ereignis: Beschreibung der durchgeführten Aktion (z. B. der Datei-Upload, Datei-Download, Datei-Ansicht, neue Versionen, Kommentare, Schlagwörter und Freigaben).
• Nutzername: Anzeige des Nutzers, der die Aktion durchgeführt hat.
• Datum und Zeit: Das genaue Datum und die Uhrzeit der Aktion werden angezeigt.
• Dokumentenname: Der Name des Dokuments.
• Details: Hier sehen Sie die Details der Aktion, beispielsweise Schlagwörter und Kommentare.

Wie auditiere ich meine Sammlung?

Im ersten Schritt muss ein Administrator unter "Einstellungen" (1) -> "Kontoeinstellungen" (2) die Auditierung für den Mandanten aktivieren. 

Sobald sie aktiv ist, kann sie konfiguriert werden (3).

Hier können entweder einzelne Benutzer oder ganze Benutzerrollen zur Auditierung bevollmächtigt werden.

Wenn Sie Eigentümer einer Sammlung sind, die Sie auditieren möchten, gehen Sie wie folgt vor:

• Markieren Sie die entsprechende Sammlung (Sammlung wird blau hinterlegt).
• Unter dem Button "Import" (rechts neben dem Suchfeld) erscheint ein Zahnrad-Symbol, die "Sammlungs-Einstellungen". Klicken Sie darauf und aktivieren Sie das Kästchen "Protokolliere Ansichten und Downloads von Dokumenten".

• Es öffnet sich folgendes Informationsfenster:

Bitte lesen Sie die Informationen genau durch. Wenn Sie mit der Auditierung der Sammlung fortfahren möchten, bestätigen Sie mit einem Klick auf den Button "SAMMLUNG JETZT AUDITIEREN".

Was ist zu beachten?

• Die für die auditierte Sammlung freigegebenen Benutzer müssen dem Auditing explizit zustimmen. Dazu erscheint bei jedem Benutzer nach Anmeldung in den Account ein entsprechender Hinweistext. Erfolgt die Zustimmung hier nicht, bzw. wurde das Auditing abgelehnt, wird dieser Benutzer nicht auf den Inhalt dieser Sammlung zugreifen können.
• Unterordner eine auditierten Sammlung können nicht separat Freigegeben werden. Es kann immer nur die gesamte Sammlung freigegeben werden.

Für mehr Informationen zum Thema Auditierung lesen Sie gerne unseren Blog-Beitrag:
Auditierung in CenterDevice im Überblick