Inhaltsverzeichnis

Was ist der E-Mail Upload?

Wie richte ich eine Upload E-Mail Adresse ein?

Wie verwende ich die Upload E-Mail Adresse?

Wie verwalte ich meine Upload E-Mail-Adressen?

Hinzufügen weiterer Sammlungen, Ordner oder Schlagwörter über den Betreff

Upload von E-Mails via Drag & Drop

Was ist der E-Mail-Upload?

Der E-Mail Upload ermöglicht es Ihnen, Dateianhänge und E-Mails an CenterDevice weiterzuleiten. Nutzen Sie diese Option z. B. für die Sicherung von Rechnungen, die Sie per E-Mail erhalten.

Mit der Funktion "Upload E-Mail" können Sie Upload E-Mail-Adressen einrichten. Mit Hilfe dieser Adressen ist es möglich, den Text einer E-Mail, den Anhang einer E-Mail oder beides gemeinsam direkt in CenterDevice hochzuladen. 

Über das umfangreiche Konfigurationsmenü können Sie Ihre Upload-Adresse Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen. Erstellen Sie für jede Situation eine spezifische Upload-Adresse. Dadurch ist Ihr Posteingang immer aufgeräumt und die Dokumente sind rechtssicher gespeichert. 

Wie richte ich eine Upload E-Mail Adresse ein?

Über den "Import" Button (s. Bild Nr. 1) gelangen Sie zur Option "Upload E-Mail" (s. Bild Nr. 2). Hier können Sie Ihre Upload E-Mail-Adresse erstellen.

1. Schritt:
Vergeben Sie für Ihre Upload E-Mail-Adresse einen aussagekräftigen Namen. Dieser Name ist nicht die E-Mail Adresse selbst sondern soll Ihnen später helfen aus der Liste der existierenden Upload E-Mail Adressen die gesuchte herauszufinden. Die eigentliche Upload E-Mail Adresse wird von CenterDevice erstellt und kann von Ihnen nicht beeinflusst werden. 

2. Schritt:
Wählen Sie nun aus, wie CenterDevice den Inhalt der E-Mail verarbeiten soll. Welchen Inhalt möchten Sie speichern? Wie soll der Inhalt gespeichert werden? Hierzu stehen Ihnen folgende Optionen zur Auswahl:

• Speichere nur die E-Mail-Anhänge:
  Es werden nur die E-Mail Anhänge als einzelne Dateien in CenterDevice gespeichert.
  
  
• Speichere E-Mail-Text ohne Anhänge:
  Es wird nur der Text der E-Mail in CenterDevice gespeichert. Eventuell enthaltene Anhänge werden nicht gespeichert.
  
  
• Speichere E-Mail-Text und Anhänge in einzelnen Dateien:
  Der Text und die Anhänge werden separat in CenterDevice gespeichert und sind jeweils über die Vorschau lesbar.
  
  
• Speichere komplette E-Mail in einer Datei:
  E-Mail-Text und Anhänge werden in einer Datei in CenterDevice gespeichert. Dabei ist nur der Text über die Vorschau lesbar. Der Anhang wird erst zugänglich, wenn diese Datei heruntergeladen und mit einem E-Mail-Programm geöffnet wird.
  
  
• Speichere komplette E-Mail in einer Datei, dazu die Anhänge in einzelnen Dateien:
  E-Mail-Text und Anhänge werden in einer Datei gespeichert und zusätzlich die Anhänge als separate Dokumente. 

3. Schritt:
Aktivieren Sie die Option "Auswählen" und bestimmen Sie den Zielort (eine Sammlung oder einen Ordner) zu dem die Dateien hinzugefügt werden sollen. Sie können hier ggf. auch einen neuen Ordner erstellen.

4. Schritt:
Hier können Sie ein oder mehrere Schlagwörter bestimmen, die allen in CenterDevice hochgeladenen Dateien automatisch vergeben werden. 

5. Schritt:
Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf "E-Mail Adresse erstellen" ab.

Wie verwende ich die Upload E-Mail Adresse?

Wichtig ist nur, dass die Upload E-Mail Adresse als Empfänger in einer E-Mail steht. Wenn Sie die E-Mail versenden, wird sie nach der in CenterDevice hinterlegten Konfiguration verarbeitet (Zielort, Schlagwörter, etc.).

Wo steht die Upload E-Mail Adresse?

Import (1) -> Upload E-Mail (2)

Sie haben nun die Möglichkeit direkt auf den Namen der gewünschten E-Mail Adresse zu klicken (3)

-> es wird eine neue E-Mail in Ihrem Standard-E-Mail-Programm erzeugt und als Empfänger ist die Upload E-Mail Adresse bereits eingetragen

oder

die Upload E-Mail Adresse in die Zwischenablage zu kopieren (4)

-> von sie von dort an einen beliebigen Ort wieder einzufügen. 

Praxistipp für die Alltag:
Die Upload E-Mail Adresse ist sehr kryptisch und nicht einfach zu merken. Speichern Sie die Upload E-Mail Adresse daher als Kontakt in das Adressbuch Ihres E-Mail Programms. So können Sie E-Mails ganz einfach an diesen Kontakt weiterleiten.
Mit Hilfe eines Kontakts ist es in den meisten E-Mail Programmen auch möglich, Regeln zu verwenden, sodass bestimmte E-Mails automatisch an den Kontakt weitergeleitet werden. 

Wie verwalte ich meine Upload E-Mail-Adressen?

Wenn Sie eine Upload E-Mail-Adresse eingerichtet haben und die Option "Upload E-Mail" wählen, gelangen Sie zu einer Übersicht Ihrer aktuell existierenden Upload-Adressen. Diese können Sie über die drei Symbole auf der rechten Seite (Notizblock, Stift, Kreuz) verwalten oder über den Button "E-Mail Adresse erstellen" eine neue Upload-Adresse einrichten. 

• Notizblock-Symbol:
  Sie kopieren diese Upload E-Mail-Adresse in Ihre Zwischenablage wodurch sie später per "einfügen" (z. B. in der Adresszeile eines E-Mail Programms) wieder abgerufen werden kann.
  
  
• Stift-Symbol:
  Sie gelangen in das Konfigurationsmenü dieser Upload E-Mail-Adresse und können so Änderungen in den Einstellungen vornehmen. Nach dem Bestätigen der Änderungen werden diese direkt übernommen. 
  
  
• Kreuz-Symbol:
  Sie löschen diese Upload E-Mail-Adresse.

Hinzufügen weiterer Sammlungen, Ordner oder Schlagwörter über den Betreff

Beim Versenden von E-Mails an Ihre Upload E-Mail-Adresse können Sie über den Betreff, weitere Sammlungen, Ordner oder Schlagwörter angeben, die der E-Mail beim Speichern in CenterDevice zugewiesen werden.
Dabei ist zu beachten, dass sich die über den Betreff hinzugefügten Sammlungen, Ordner oder Schlagwörter nur auf diese E-Mail auswirken. Es stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Hinzufügen einer Sammlung:
  Schreiben Sie den Namen der Sammlung in eine eckige Klammer.
  z. B.: [Broschüren] , um die E-Mail der Sammlung "Broschüren" hinzuzufügen.
  
  
• Hinzufügen eines Ordners:
  Schreiben Sie den kompletten Pfad des Ordners in eine eckige Klammer. Beginnen Sie dabei mit dem Namen der Sammlung und trennen Sie die einzelnen Namen mit einem "/".
  z. B.: [Broschüren/Entwürfe/Rohmaterial] , um die E-Mail dem Ordner "Rohmaterial" hinzuzufügen.
  
  
• Hinzufügen von Schlagwörter:
  Schreiben Sie unmittelbar vor das gewünschte Schlagwort ein "#". Beim Hinzufügen von mehreren Schlagwörtern trennen Sie die Schlagwörter mit einem Leerzeichen.
  z. B.: #unbearbeitet #sichten , um der E-Mail die Schlagwörter "unbearbeitet" und "sichten" hinzuzufügen.

Sie können die o. g. Varianten auch kombinieren.
z. B.: Ihr Betreff enthält neben dem Titel die folgenden Elemente:
[Rechnungen] [Broschüren/Entwürfe/Rohmaterial] #unbearbeitet #sichten (s. Bild)
Dies führt dazu, dass dieser E-Mail beim Speichern in CenterDevice die Sammlung "Rechnungen", der Ordner "Rohmaterial" sowie die Schlagwörter "unbearbeitet" und "sichten" zugeordnet werden. 

Upload von E-Mails via Drag & Drop

Auch auf Ihrer Festplatte gespeicherte E-Mails können nach CenterDevice hochgeladen werden. E-Mails im Format ".eml" und ".msg" werden von der Vorschaufunktion unterstützt und können in CenterDevice gelesen werden. Zum Hochladen der gespeicherten E-Mails empfehlen wir die Methode über Drag & Drop. Dafür gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie den Speicherort der E-Mails (z. B. über den Windows Explorer oder den Mac Finder).
  
  
• Markieren Sie die gewünschten E-Mails und ziehen diese mit gehaltener Maustaste (Linksklick) über den mittleren Bereich unserer Anwendungsoberfläche. Lassen Sie die Maustaste noch nicht los!
  
  
• Drücken Sie die Shift-Taste und lassen dann die linke Maustaste los. Es folgt eine Abfrage bei der Sie wählen können,
  • ob die E-Mail Anhänge extrahiert und als separate Dateien gespeichert werden sollen (hierbei wird neben den Anhängen auch die Original E-Mail inkl. den Anhängen in CenterDevice gespeichert),
  • und falls ja, ob diese Anhänge aus der Original E-Mail entfernt werden sollen
    (hierbei wird neben den Anhängen auch und nur der E-Mail Text in CenterDevice gespeichert).

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, Ihre E-Mails weiteren Sammlungen oder weiteren Ordnern hinzuzufügen bzw. Schlagwörter zu vergeben. 

Hinweis:
Wenn Sie die Shift-Funktion mit den Browsern Safari (bitte die aktuellste Version nutzen) oder Firefox nutzen möchten, müssen Sie die gehaltene Maustaste solange über den mittleren Bereich der Anwendungsoberfläche halten (ohne loszulassen), bis das entsprechende Browser-Tab fokussiert und im Vordergrund angezeigt wird. Dies dauert ca. 1-3 Sekunden.
Danach können Sie die Shift-Taste drücken und die Maustaste loslassen.
(Für ältere Safari Versionen als 12.1.1 steht die Shift-Funktion nicht zur Verfügung).

Mehr über den E-Mail Upload in CenterDevice erfahren Sie hier:
Wie erstelle ich einen Alias-Namen für meine Upload E-Mail-Adresse?
E-Mail-Upload: Für einen aufgeräumten Posteingang!