Standard-Konfiguration für Anfragen einstellen

Praxisbeispiele

Lesebestätigungs-/Genehmigungsanfragen erstellen

Aktivieren können Sie die jeweilige Funktion mit der rechte Maustaste am Dokument (Kontextmenü)

oder alternativ über den Reiter "Anfrage" (1) in der Dokumentenansicht:

Wählen Sie im Dialogfeld die Personen oder Gruppen aus, von denen Sie eine Lesebestätigung anfordern oder eine Genehmigung einholen möchten.

Sie können entscheiden, was CenterDevice machen soll, wenn der Empfänger Ihrer Anfrage das Dokument nicht sehen kann, da er/sie keine entsprechende Freigabe für das Dokument besitzt.

Sie können wählen, ob für ein positives Ergebnis nur ein Empfänger bestätigen muss, oder ob alle Empfänger bestätigen müssen.

Sie können entscheiden, ob Ihre Anfrage für alle Benutzer die das Dokument sehen können sichtbar sein soll oder nur für die beteiligten Benutzer.

Hinweis: Diese Entscheidung hat keinen Einfluss auf die E-Mail Benachrichtigung dieser Anfrage. Es werden nur die beteiligten Benutzer per E-Mail informiert wenn eine Anfrage erstellt oder eine Antwort gegeben wurde. 
Wenn Sie die Sichtbarkeit auf "für alle, die das Dokument sehen können" einstellen, kann jeder betroffene Benutzer sowohl die Anfrage als auch die Antwort direkt am Dokument nachvollziehen.

Darüber hinaus haben Sie noch die Möglichkeit, eine individuelle Nachricht hinzuzufügen.

Sobald eine Anfrage abgesendet wurde, wird diese im Reiter "Anfrage" in der Dokumentenansicht dargestellt. Die Anfrage wird:

• grau dargestellt, wenn noch keine Antwort vorliegt
• grün dargestellt, wenn eine positive Antwort vorliegt
• rot dargestellt, wenn eine negative Antwort vorliegt

Hinweis: Sie können eine Lesebestätigung bzw. Genehmigung auch automatisiert über unsere Regel-Funktion erstellen.

Verwalten von Anfragen

Über das Dropdown-Menü auf der linken Seite erreichen Sie Ihre:

• gestellten Anfragen = „Meine Anfragen“
• erhaltenen Anfragen = „Zu erledigen"

Wenn Sie die Option "Zu erledigen" wählen, erhaltenen Sie eine Liste aller erstellter Anfragen, die Sie beantworten müssen. Die Liste ist gegliedert in verschiedene Filter-Kategorien:

• Ersteller
• Erstellungsdatum
• Zustand
• Typ

Wenn Sie eine Anfrage markieren, wird auf der rechten Fensterhälfte das Vorschaufenster direkt mit dem Reiter "Anfrage" geöffnet. So gelangen Sie ohne Umwege zu der Anfrage.

Sie können mit Hilfe der o.g. Filter-Kategorien, die Darstellung der angezeigten Anfragen spezifizieren:

nach bestimmten Erstellern                                       nach bestimmten Erstellungsdaten     

nach dem Typ                                                                                  Nach dem Zustand der Anfrage

Natürlich werden Sie auch optional über alle Vorgänge per E-Mail informiert.

Den Empfang dieser E-Mails können Sie in Ihren Einstellungen verwalten.

Standard-Konfiguration für Anfragen einstellen

Sie können in Ihren "Persönlichen Einstellungen" eine Standard-Konfiguration für Lesebestätigungen und Genehmigungen voreinstellen.

Über Einstellungen (1) -> Persönliche Einstellungen (2) gelangen Sie zu den entsprechenden Optionen (3). Sobald Sie hier den gewünschten Wert ausgewählt haben, wird dieser aktiv (sie müssen keinen Bestätigungs-Button drücken).

Praxisbeispiele

1. Beispiel -  Anfrage an eine Gruppe:

Sie möchten Ihren Mitarbeitern bestimmte Schulungsunterlagen (Datenschutz, Hygiene am Arbeitsplatz, ...) zur Verfügung stellen und wollen sicher gehen, dass jeder Mitarbeiter diese Information erhalten hat. 

Starten Sie einfach eine Lesebestätigung. Damit Sie nicht jeden Mitarbeiter einzeln auswählen müssen, senden Sie die Anfrage an die Gruppe, in der alle Mitarbeiter enthalten sind. Verlangen Sie eine Bestätigung von jedem Empfänger.

Da auch Sie Mitglied dieser Gruppe sind, erhalten auch Sie Ihre eigene Anfrage, die Sie natürlich  beantworten können.

2. Beispiel - Anfrage an einzelne Mitarbeiter bzw. an sich selbst:

Sie sind Geschäftsführer und nur Sie können eine Ausgangsrechnung ab einer bestimmten Höhe genehmigen. Nun möchten Sie:

a) dokumentieren, dass Sie die Prüfung der Rechnung vollzogen haben und

b) dass alle sehen können, dass Sie die Rechnung geprüft haben. Damit kann die Rechnung ohne weitere Rückfrage gebucht werden.

Stellen Sie sich einfach selbst eine entsprechende Genehmigungsanfrage und beantworten diese.