Was sind Regeln?

Regeln sind automatisch durchgeführte Aktionen, die auf alle Dokumente einer Sammlung ausgeführt werden.

Wo finde ich die Regeln?

Loggen Sie sich über Ihren Internetbrowser in Ihren CenterDevice Mandanten ein (Anmelden).

Klicken Sie auf Einstellungen (1) > Regeln (2)

Wie erstelle ich eine Regel?

Klicken Sie auf Einstellungen (1) > Regeln (2) > Regel erstellen (3)

Jede Regel ist in drei Schritten zu erstellen.

1. Schritt: Auswahl einer Sammlung (dazu gehören auch alle existierenden Unterordner)
   
   • Für alle Dokumente in dieser Sammlung, wird eine bestimmte Aktion ausgeführt.
     
     
2. Schritt: Auswahl und Konfiguration der Aktion
   Folgende Aktionen sind möglich:
   • Schlagwörter hinzufügen
   • Anfrage erstellen (Lesebestätigung / Genehmigung)
   • Zu Sammlung hinzufügen
   • In Sammlung verschieben
     
     
3. Schritt: Namen für die Regel festlegen

Was ist zu beachten?

• Auf eine Sammlung können mehrere Regeln parallel aktiv sein.
  
  
• Auf Dokumente die sich zum Zeitpunkt der Regel-Erstellung bereits in der Sammlung befinden, wird die Aktion nicht ausgeführt.
  
  
• Sollte die mit einer Regel verknüpften Sammlung gelöscht werden, kann die Aktion nicht ausgeführt werden (auch nicht wenn eine gleichnamige Sammlung erstellt wird). Es muss dann eine neue Regel erstellt werden. 
  
  
• Sollte die mit einer Regel verknüpften Sammlung nicht mehr zugänglich sein, da z.B. die Freigabe entzogen wurde, kann die Aktion nicht mehr ausgeführt werden. Wenn die Freigabe derselben Sammlung später wieder erfolgt, wird die Aktion auch wieder ausgeführt.

Wie kann man eine Regel entfernen?

Alle existierenden Regeln werden in einer Liste aufgeführt. 

Sie können gelöscht werden mit einem Klick auf das "X" (rechte Seite).

Tipps für die Praxis

Prinzipiell eignen sich Regeln hervorragend für sich wiederholende Prozesse, die normalerweise manuell angestoßen werden müssten.

Kontrolle: Rechnungseingang und Wareneingang

Die Buchhaltung erhält eine Rechnung und leitet diese über eine "Anfrage" (Genehmigung) weiter an die Mitarbeiter aus der Warenannahme. Hier wird kontrolliert, ob die Lieferung der Rechnung entspricht und es erfolgt eine Rückmeldung (Bestätigung / Ablehnung). Dazu kann auch eine passende Antwort geschrieben werden und ggf. ein Screenshot vom Lieferschein mit handschriftlichen Anmerkungen als neue Version hochgeladen werden.

Diese sich wiederholende Tätigkeit muss nicht für jedes Dokument einzeln veranlasst werden, sondern ist mit Hilfe einer Regel automatisiert ausführbar, einfach indem man das Dokument in die entsprechende Sammlung legt.

Rechnungen sofort archivieren

Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden. Mit Hilfe der Regel "Zu Sammlung hinzufügen" haben Sie die Möglichkeit, ein Rechnungsdokument in eine Sammlung zu legen, zu der die Buchhaltung Zugriff hat und gleichzeitig das Dokument in die Sammlung "Archiv" zu legen, zu der die Buchhaltung keinen Zugriff hat.

Im Ergebnis, liegt das Rechnungsdokument mit nur einer Aktion in zwei verschiedenen Sammlungen zu denen jeweils unterschiedliche Gruppen bzw. Personen Zugriff haben.