Inhaltsverzeichnis

Was sind Regeln?

Regeln erstellen

Zu beachten

Regeln ändern oder löschen

Praxis-Tipps

Was sind Regeln?

Regeln sind automatisch durchgeführte Aktionen, die auf alle Dokumente einer Sammlung / eines Unterordners ausgeführt werden.

Regeln erstellen

Klicken Sie auf: Einstellungen > Regeln

Jede Regel ist in drei Schritten zu erstellen.

1. Schritt: Auswahl eines Eingabeorts (Sammlung oder Unterordner)
   Für alle Dokumente in dieser Sammlung / Unterordner, wird eine bestimmte Aktion ausgeführt.
2. Schritt: Auswahl und Konfiguration der Aktion
   Folgende Aktionen sind möglich:
   • Schlagwörter hinzufügen
   • Schlagwörter entfernen
   • Anfrage erstellen
   • Zu Ablageort hinzufügen
   • In Ablageort verschieben
   • Aufteilen nach Barcode
     
     
3. Schritt: Namen für die Regel festlegen

Hinweis: Die Option "Unterordner mit einschließen" bewirkt, dass Regeln auch dann ausgeführt werden, wenn das Dokument nicht direkt in den Eingabeort gelegt wird sondern ggf. auch in dessen Unterordner. 

Zu beachten

• Auf eine Sammlung / Unterordner können mehrere Regeln parallel aktiv sein.
• Auf Dokumente die sich zum Zeitpunkt der Regel-Erstellung bereits in der Sammlung / Unterordner befinden, wird die Aktion nicht ausgeführt.
  
  
• Sollte die mit einer Regel verknüpften Sammlung / Unterordner gelöscht werden, kann die Aktion nicht ausgeführt werden (auch nicht wenn eine gleichnamige Sammlung / Unterordner erstellt wird). Der neue Eingabeort müsste dann konfiguriert werden.
  
  
• Sollte die mit einer Regel verknüpften Sammlung / Unterordner nicht mehr zugänglich sein, da z.B. die Freigabe entzogen wurde, kann die Aktion nicht mehr ausgeführt werden. Wenn die Freigabe derselben Sammlung / Unterordner später wieder erfolgt, wird die Aktion auch wieder ausgeführt.

Regeln ändern oder löschen

Alle existierenden Regeln werden in einer Liste aufgeführt.

Sie können eine Regel:

1. bearbeiten > Sie gelangen in das Konfigurationsmenü und können Änderungen vornehmen.
2. deaktivieren > Regel wird nicht mehr ausgeführt, kann aber jederzeit wieder aktiviert werden.
3. löschen > Regel wird unwiderruflich gelöscht.

Praxis-Tipps

Prinzipiell eignen sich Regeln hervorragend für sich wiederholende Prozesse, die normalerweise manuell angestoßen werden müssten.

Kontrolle: Rechnungseingang und Wareneingang

Die Buchhaltung erhält eine Rechnung und leitet diese über eine "Anfrage" (Genehmigung) weiter an die Mitarbeiter aus der Warenannahme. Hier wird kontrolliert, ob die Lieferung der Rechnung entspricht und es erfolgt eine Rückmeldung (Bestätigung / Ablehnung). Dazu kann auch eine passende Antwort geschrieben werden und ggf. ein Screenshot vom Lieferschein mit handschriftlichen Anmerkungen als neue Version hochgeladen werden.

Diese sich wiederholende Tätigkeit muss nicht für jedes Dokument einzeln veranlasst werden, sondern ist mit Hilfe einer Regel automatisiert ausführbar, einfach indem man das Dokument in die entsprechende Sammlung / Unterordner legt.

Rechnungen sofort archivieren

Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden. Mit Hilfe der Regel "Zu Ablageort hinzufügen" haben Sie die Möglichkeit, ein Rechnungsdokument in eine Sammlung / Unterordner zu legen, zu der die Buchhaltung Zugriff hat und gleichzeitig das Dokument in die Sammlung / Unterordner "Archiv" zu legen, zu der die Buchhaltung keinen Zugriff hat.

Im Ergebnis, liegt das Rechnungsdokument mit nur einer Aktion in zwei verschiedenen Sammlungen / Unterordnern zu denen jeweils unterschiedliche Gruppen bzw. Personen Zugriff haben.