Was ist die Archivierung?

Die Archivierung ist eine Funktion in CenterDevice, die in Verbindung mit einer  Verfahrensdokumentation eine GoBD konforme und revisionssichere Speicherung von Dokumenten ermöglicht.

Auch wenn Ihre Dokumente bei CenterDevice immer sicher aufgehoben sind, könnten sie durch Benutzer verändert bzw. gelöscht werden. Genau dies wird durch die Archivierung verhindert. 

Welche Auswirkungen hat die Archivierung?

Für Sammlungen:

• Die Sammlung selbst kann nicht gelöscht werden.
• Die Sammlung selbst kann nicht entarchiviert werden.

Für Dokumente:

• Ein Dokument in einer archivierten Sammlung kann nicht gelöscht werden.
• Ein Dokument in einer archivierten Sammlung kann nicht mit neuen Versionen versehen werden.
• Ein Dokument in einer archivierten Sammlung kann aus dieser Sammlung nicht entfernt werden.

Für Ordner (innerhalb einer archivierten Sammlung):

• Ein Ordner in einer archivierten Sammlung kann nicht in eine andere Sammlung verschoben werden.
• Ein Ordner in einer archivierten Sammlung kann nur gelöscht werden, wenn er leer ist.

Für die Benutzerverwaltung:

• Besitzt ein Benutzer eine archivierte Sammlung, kann er nur dann aus dem Mandanten entfernt werden, wenn seine Daten und Sammlungen an einen anderen Benutzer übertragen werden.

Finden von Dokumenten:

• Archivierte Dokumente werden bei freien Suchen (Suche ohne Voreinstellungen) standardmäßig nicht als Ergebnisse mit angezeigt. Dies kann in den "Persönlichen Einstellungen" geändert werden.

Hinweis: Administratoren des Mandanten haben erweiterte Einstellungsmöglichkeiten.

Wer kann archivieren?

Administratoren können in den Kontoeinstellungen ("Einstellungen" -> "Kontoeinstellungen") die Funktion "Archivierung" für den gesamten Mandanten aktivieren.

Anschließend kann die Archivierung konfiguriert werden. Hierbei wird festgelegt, welche Benutzer oder Benutzerrollen, Sammlungen archivieren und Ablaufregeln für das Archiv einstellen dürfen.

Bitte beachten Sie, nur Benutzer der Rolle "Administrator" oder "Intern" können für die Archivierung aktiviert werden. 

Wie kann ich archivieren?

Sammlung archivieren

Sobald die Archivierung von einem Administrator aktiviert wurde, erscheint das Archiv-Icon im Sammlungsmenü (unter dem Button "Import").
Markieren Sie eine Sammlung, sodass diese blau hinterlegt ist und wählen Sie im Sammlungsmenü das Archiv-Icon.

Es erscheint ein Hinweistext. Mit Aktivierung des Kästchens "Diese Sammlung archivieren" ... 

... erscheint im Fenster die Aufforderung, eine Ablaufregel für die Dokumente in diesem Archiv auszuwählen. (Mehr zum Thema Ablaufregeln lesen Sie bitte im nächsten Abschnitt.)

Sobald die gewünschte Ablaufregel eingestellt wurde, wird mit "SPEICHERN" die Sammlung in eine archivierte Sammlung umgewandelt.

Dokumente archivieren

Sobald Sie ein Dokument einer archivierten Sammlung hinzufügen (z.B. durch Drag & Drop) wird es zu einem archivierten Dokument und durch das Archiv-Icon    kenntlich gemacht.

Was sind Ablaufregeln?

Viele Dokumente unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (nach HGB und AO).

Daher bietet CenterDevice die Möglichkeit, für archivierte Sammlungen ein Datum oder einen Zeitraum zu definieren, nach dem bestimmte Aktionen automatisch durchgeführt werden sollen. 

Keine
Die archivierten Dokumente bleiben unbegrenzt im Status archiviert.

Ablaufdatum
Alle Dokumente in diesem Archiv laufen nach einem bestimmten Datum ab. 
Sobald das Datum erreicht wurde, können folgende Aktionen ausgeführt werden:

• Keine
• Entferne abgelaufene Dokumente aus der Sammlung
• Verschiebe abgelaufene Dokumente in den Papierkorb
• Lösche abgelaufene Dokumente endgültig

Ablaufzeitraum
Alle Dokumente in diesem Archiv laufen ab, wenn sie für den folgenden Zeitraum archiviert waren.

• X - Tage
• X - Wochen
• X - Monate
• X - Jahre

Sobald die Zeit abgelaufen ist, wird folgende Option ausgeführt:

• Keine
• Entferne abgelaufene Dokumente aus der Sammlung
• Verschiebe abgelaufene Dokumente in den Papierkorb
• Lösche abgelaufene Dokumente endgültig